¿Reuniones efectivas o ‘juntitis’?

Todos nos hemos sentido atrapados en malas reuniones de trabajo. Juntas que empiezan tarde o que no tienen una agenda clara. Reuniones en las que se ofrecen ideas que no son escuchadas o juntas que van y vienen sin que se tomen decisiones. Reuniones en que casi todos se distraen en sus computadoras o teléfonos porque en realidad no saben por qué fueron convocados. Al final, sólo queda la sensación de haber perdido tiempo valioso de trabajo.

Sin embargo, existen estrategias, que funcionan a todos niveles y que se pueden aplicar fácilmente, para lograr tener menos reuniones y que estas sean mucho más productivas. El objetivo debe ser que los participantes salgan motivados y con planes de acción claros.

¿QUÉ HACE QUE UNA REUNIÓN DE TRABAJO SEA UN FRACASO?

Las reuniones ocupan gran espacio en la agenda de las compañías, sin embargo muchos empleados las consideran una pérdida de tiempo. De acuerdo con el informe Collaboration 2.0, en México un empleado tiene en promedio cinco reuniones a la semana que pueden durar hasta dos o tres horas. ¿Cuántas de esas reuniones son realmente productivas y cuántas son juntitis? ¿Qué factores llevan las reuniones al fracaso?

• MALA PLANEACIÓN Y FALTA DE PREPARACIÓN

Si una reunión se organiza con premura y no hay tiempo para prepararla bien es probable que los asistentes no lean el reporte que se requiere, no cuenten con datos que se deben presentar o no acudan con la investigación que se había acordado. Esto acabará requiriendo que se organice otra reunión con la información necesaria. El peligro de la juntitis es inminente.

• NO HAY OBJETIVOS CLAROS

Las juntas se acumulan sin que se tengan propósitos concisos. Si hay agendas, no se siguen. Se analizan opciones, pero no se decide nada y, si se alcanzan acuerdos de forma colectiva, algunos alargan la discusión innecesariamente. La gente se distrae viendo correos y garabateando en sus cuadernos o salen y entran de la sala de juntas. Esto sucede porque sin objetivos, nadie sabe bien qué hace ahí.

• ERRORES DE LOGÍSTICA

Si los empleados salen de una reunión frustrados, cansados, enojados o hasta deprimidos algo no está funcionando bien. Tal vez las reuniones no empiezan ni terminan a tiempo o duran demasiado. Además, si las juntas son programadas en horarios poco favorecedores (nadie quiere estar encerrado 3 horas justo después de comer) es muy probable que sean poco eficientes.

¿Algo de esto les suena familiar? No son los únicos. Lo extraño es que, aunque las malas reuniones se traducen en pérdida de productividad y dinero para las empresas, arreglar esta situación no suele estar en sus listas de prioridades. Es urgente que tu compañía entre en acción cuanto antes.

5 PUNTOS PARA TENER REUNIONES EFECTIVAS

Termina pronto con las malas reuniones y la juntitis. Adam Bryant, consultor, editor y columnista de negocios, menciona 5 puntos que, puestos en práctica, convertirán las reuniones en una herramienta eficaz en lugar de un estorbo:

1. ESTABLECE LA AGENDA Y LOS OBJETIVOS

Puede parecer obvio, pero este es el primer paso para que las juntas sean efectivas. La agenda de la reunión puede enviarse por correo por anticipado, resumirse en una diapositiva de la presentación, escribirse en un pizarrón o ser discutida en la sala, pero es indispensable que todos los participantes la conozcan, al igual que el objetivo de la junta, para que entiendan por qué han sido convocados.

La agenda es una brújula para la conversación con el fin de que la junta no pierda el rumbo si es que se comienza a divagar con las discusiones. Es muy importante también que la regla número uno sea empezar y terminar las reuniones a tiempo.

2. HAZ QUE TODOS CONTRIBUYAN DÁNDOLES UN ROL EN LA JUNTA

Todos los participantes deben tener claro qué se espera de ellos al ser convocados a una reunión:

• Si es una junta para dar estatus sobre un proyecto cada participante debe tener algo que reportar o dudas que resolver.

• ¿Es una reunión para hacer brainstorm? Es preciso comunicar que se espera que aporten ideas.

• Puede tratarse de una reunión para escuchar opiniones, aunque la decisión final recaiga en una persona o en un grupo designado. En este caso, los participantes deben llegar informados y estar dispuestos a participar activamente.

• Si es una reunión para hacer consenso, con mayor razón los participantes deben estar relacionados con la situación y estar abiertos a dar su opinión y debatir.

Es muy importante no tomar rehenes en las juntas. Si alguien no tiene por qué estar ahí, no debería ser convocado. Su tiempo será mejor empleado fuera de la junta trabajando que adentro de la sala de juntas sin nada que aportar.

3. CONTROLA LA REUNIÓN NO LA CONVERSACIÓN

Aunque seas el jefe y encabeces la reunión, deja que otros hablen primero. La idea de convocar a tus colaboradores es justamente escuchar sus aportaciones. Si compartes tus opiniones primero, lo más probable es que después solamente veas cabezas asintiendo y confiando en tus instintos. Aunque consideres que ya tienes una decisión tomada, escucha primero a los demás, toma en cuenta todos los datos y, solamente al final, habla sobre tus conclusiones.

4. TERMINA CON UN PLAN DE ACCIÓN

Siempre hay que apartar algunos minutos para las conclusiones de la junta y la discusión de los pasos a seguir. En esta parte de la reunión se debe decidir quién es responsable de qué tareas y en qué plazo deben entregarse resultados. Es muy importante cumplir con la delegación de trabajo porque, de no hacerlo, todo el tiempo invertido en la reunión podría ser un desperdicio.

Al discutir esto abiertamente en la reunión, será muy obvio quiénes participan de las responsabilidades y quiénes colaboran con los resultados de manera más proactiva. También será útil para saber quién entrega a tiempo, quién se retrasa y a quién se le dificulta cumplir con los plazos.

5. HAZ UNA AUDITORÍA DE REUNIONES

Puedes evitar que las juntas inútiles se acumulen y vayan llenando poco a poco las agendas de tu equipo haciendo una auditoría de reuniones cada 6 meses. Para hacerlo, nombra un comité de reuniones formado por empleados de todos niveles. Este comité analizará cada reunión y determinará su utilidad y relevancia. El punto no es seguir teniendo juntas solamente porque siempre se han tenido, sino revisar que las reuniones sigan siendo pertinentes y que todas las personas convocadas tengan qué aportar en las mismas.

¿Las juntas están fuera de control? ¿Quieres tomar medidas más drásticas? Puedes replicar la decisión de Stewart Butterfield, cofundador de Flickr, y cancelar todas las reuniones recurrentes que se han acumulado. Por sí solas se irán notando cuáles se extrañan porque son realmente necesarias. Algunas volverán igual que antes, otras sucederán con más tiempo de separación y habrá reuniones que se verá que no eran tan necesarias.

* * *

Es importante mantener un diálogo continuo y abierto con las personas con las que te reúnes de manera más frecuente. De esta forma sabrás sus opiniones acerca de la cantidad y la calidad de las juntas que tienen. Para evaluar esto mantengan la atención en los ingredientes que hacen una reunión exitosa: objetivos, compromiso y resultados.

Si requieres asesoría sobre el manejo de tus reuniones y cómo hacer más eficiente tu tiempo, puedes contactarnos aquí. Nuestras soluciones serán diseñadas y adaptadas específicamente para el éxito de tu empresa.