top of page
  • Foto del escritorOuthand

Expedientes laborales: porqué es importante su correcta gestión

Actualizado: 3 oct 2023

En el mundo de los Recursos Humanos, la gestión de los expedientes de empleados es una tarea fundamental.


Mantener un registro organizado y completo de la información de cada miembro del equipo no sólo es esencial para el cumplimiento de regulaciones de la Ley Federal del Trabajo, también tiene un impacto significativo en la eficiencia y la productividad de la empresa.


En esta publicación, exploraremos la importancia de tener bien integrados los expedientes de los empleados y cómo esto beneficia el funcionamiento de tu organización.



1. Cumplimiento legal y regulaciones


Una de las razones más obvias e importantes para mantener expedientes de empleados bien integrados es el cumplimiento de las leyes laborales y regulaciones gubernamentales.


En México, el Artículo 804 de la Ley Federal del Trabajo establece que todas las empresas deben llevar un expediente para cada uno de sus empleados. Este expediente está integrado contener información como el contrato de trabajo, los datos personales del empleado, la antigüedad, la categoría y el salario.


No cumplir con estos requisitos puede resultar en multas, litigios y problemas legales que pueden dañar seriamente las finanzas y la reputación de una empresa.



2. Facilita la toma de decisiones


Cuando todos los datos de los empleados se encuentran organizados y accesibles, la toma de decisiones se vuelve más eficiente.


Los gerentes y líderes de recursos humanos pueden acceder rápidamente a la información que necesitan para tomar decisiones informadas sobre promociones, aumentos salariales, capacitación y desarrollo de habilidades.


Esto no solo beneficia a la empresa, sino que también aumenta la satisfacción de los empleados al demostrar una gestión transparente y basada en datos.



3. Mejora la productividad y eficiencia


La gestión adecuada de los expedientes de los empleados también tiene un impacto directo en la productividad y la eficiencia de la organización.


Cuando se requiere información sobre un empleado, no es necesario perder tiempo buscando documentos dispersos o faltantes. En cambio, todo lo que se necesita está contenida en una carpeta física o a unos cuantos clics de distancia.


Esto ahorra tiempo y reduce la frustración, tanto para los empleados como para el personal de recursos humanos.



4. Apoyo en la planificación de Recursos Humanos


La buena gestión de expedientes de empleados proporciona a los departamentos de recursos humanos información valiosa para la planificación estratégica de la fuerza laboral.


Sabiendo quién trabaja contigo, qué hace, cuánto gana, entre otros datos, se pueden identificar tendencias de rotación de personal, áreas que necesitan capacitación adicional o anticipar necesidades de contratación futuras.


Esto facilita la adaptación de la empresa a las cambiantes demandas del mercado.



5. Fomenta una cultura de transparencia y confianza


Tener expedientes de empleados bien integrados también contribuye a una cultura de transparencia y confianza en la empresa.


Cuando las políticas y procedimientos se aplican de manera uniforme y justa, con base en reultados medibles a lo largo del tiempo, se evitan percepciones de favoritismo o discriminación.



6. Preparación para auditorías y revisiones internas


Las auditorías y revisiones internas son necesarias para un buen control empresarial. Tener expedientes de empleados bien organizados facilita enormemente estos procesos.


Cuando se presentan registros completos y precisos, se demuestra la seriedad y la responsabilidad de la empresa, lo que resulta en auditorías más rápidas, eficientes y menos invasivas.



Aviso de privacidad


Antes de recabar y almacenar cualquier tipo de información sensible, la empresa debe generar un aviso de privacidad para el trabajador que especifique la protección de sus datos personales. Tener un Aviso de provacidad es obligatorio para todas las empresas.



No se debe subestimar la buena gestión de los expedientes de empleados


Mantener expedientes de empleados bien integrados no es solo una tarea administrativa, es una inversión para el futuro de tu empresa y en el bienestar de tus empleados.


Sin importar si tienes un empleado o dos mil, la ley exige que las organizaciones tengan esta información ordenada y al día, así que este tema no debe dejarse como uno de segunda importancia.


En OutHand estamos comprometidos con la excelencia en la gestión de Recursos Humanos y ofrecemos soluciones integrales para mantener tus expedientes de empleados en orden.


No dudes en contactarnos para obtener más información sobre cómo podemos apoyar a tu empresa en esta importante área: contacto OutHand.


77 visualizaciones0 comentarios

Entradas recientes

Ver todo

Comments


bottom of page